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155 lápices

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Escribiendo la constitución de Chile en este siglo

Vamos a partir este artículo declarando algunas cosas que creemos importantes para comprender su objetivo, principalmente para que no nos tiren Solanum lycopersicum por estar "pauteando a la convención", o por estar "vendidos al software X" o "al sistema Y". Porque podemos jugar con eso (lo hemos hecho en otras oportunidades), pero más allá del humor y las ganas de sorprenderlos con cosas interesantes, hay un genuino interés en aportar desde las ciencias para asegurar el éxito de la convención y lograr que el trabajo resultante sea completo, consistente, democrático y colaborativo.
La convención constitucional tiene 9 meses (extensible a 12) para generar la nueva constitución. Parten sin reglamento, sin definiciones y sin subordinación a otros poderes del estado.
Compuesta por 155 convencionales elegidos democráticamente, y refrescantemente parecidos en su conjunto al Chile real, incorporando diversas clases sociales, paridad de género, profesiones, oficios, lenguas y orígenes.
Para todos quienes alguna vez hicimos (o al menos tratamos de hacer) un trabajo en grupo, sabemos que no es algo sencillo, y eso que de seguro estamos pensando en grupos donde la cantidad de participantes se puede representar con un dígito.
Recuerdos de trabajos en grupo
Este articulo explora algunos de los elementos operativos fundamentales para escribir cualquier texto, y en particular para la producción colaborativa y democrática de una pieza creativa única, internamente consistente, en tiempos acotados y definitivos, en manos de una organización de 155 humanos que nunca había trabajado junta.

No tengo idea de lo que estoy haciendo

Mucho se ha escrito sobre escribir: historia de la escritura, tipos de escritura, ortografía y gramática, instrumentos para la escritura, formas de escritura (Abajo D'Nealian, viva la Itálica Cursiva), tipografías y mucho más.
Curiosamente, es relativamente poco lo que se ha escrito sobre organización de la escritura grupal, principalmente porque escribir requiere planificación, coherencia, claridad de las metas, objetivos, tono y otras características que son muy complejas de "sincronizar" en grupos. Pero a veces es necesario hacerlo, como en los trabajos escolares, o una que otra constitución que no se haga entre cuatro paredes.
La escritura grupal ha tenido dificultades considerables durante la mayor parte de la historia humana, la principal de ellas ha sido física: desde tallar de a varias personas sobre la misma tablilla de greda, hasta desarrollar códices en monumentales y frías abadías con escaso papel y múltiples plumas entintadas.
Es recién gracias a los tipos móviles de Gutemberg en que se hace relativamente sencillo (habiendo trabajado cada persona en su propio tema, inconexo e independiente del resto del texto) tomar cosas escritas, y montarlas sobre una página para conformar una unidad. Aún así, no es hasta el advenimiento de los computadores personales en que empieza a ser posible la escritura grupal. Primero, como un acceso temporal exclusivo a un archivo en donde cada persona podía hacer modificaciones al texto completo, hasta la actualidad en que múltiples personas trabajan a la vez sobre el mismo documento, y sus modificaciones son vistas instantáneamente por todos los miembros del equipo.
La escritura colaborativa no solo es reciente, sino que incluso en aquellos equipos de trabajo que acostumbran a realizar esta actividad, no existe un vocabulario que describa las actividades que se dan naturalmente dentro de ella, y por lo mismo, no reconocen los cambios o ajustes operativos para que este esquema de trabajo funcione. (1) En resumen: es algo que hacemos, pero que no tenemos idea de cómo lo hacemos porque no tenemos palabras para describirlo, y por lo mismo no lo identificamos claramente.
Pictured: Nosotros
Aún asi, y a partir de múltiples estudios, se ha logrado definir una taxonomía de escritura colaborativa (2) que muestra que es una actividad mucho más compleja de lo que se podría pensar, y que desencadena una serie de acciones que están ausentes de la escritura con un solo autor: construcción de consenso, planificación, bocetaje y edición revisada. Y por el hecho de trabajar en grupo, la experiencia requiere de comunicación, negociación, coordinación, investigación grupal, monitoreo, premio, castigo, registro, sociabilización y otras.
Si bien no hay una forma única de hacer escritura colaborativa, se ha documentado que los resultados exitosos de estas instancias usualmente incluyen actividades previas al trabajo, por ejemplo, la conformación del grupo y la recolección de documentación, entre otras.
A partir de la revisión de múltiples estudios (la mayoría de ellos con foco específico en su área de conocimiento), Lowry extrajo de ellos los elementos comunes y relaciones de dependencia para iniciativas genéricas de Escritura Colaborativa y las organizó en este diagrama, que como verán, tiene bastante más proceso que el que a la rápida podemos enumerar cuando pensamos en hacer "un trabajo en grupo"
Ah, no era tan fácil sentarse y escribir entre todos. Adaptado y traducido de (2)
No so lo se pudo extraer el conjunto de acciones involucradas en la escritura colaborativa, también se pudo extraer un listado de estrategias emergentes de escritura en este tipo de actividades:

Escritura de autor único

¿Cómo funciona?: El grupo genera material, y va entregando sus aportes a un único escritor que redacta y escribe esos aportes. El estilo y consistencia queda a criterio y responsabilidad de un autor único.
¿Cuándo se usa?: En grupos pequeños, sobre temas que no son críticos para los participantes, como minutas o agendas de reunión.
Pros: Eficiente y consistente en estilo.
Cons: Puede no ser representativo de las intenciones del equipo, se consigue menor consenso.

Escritura única secuencial

¿Cómo funciona?: Múltiples autores aportan al texto en forma asincrónica (de a uno, y cuando se les da la gana), por ejemplo en un archivo que se manda por mail con copia a todos.
¿Cuándo se usa?: Cuando es difícil reunirse con frecuencia, para tareas de escritura relativamente directas y con equipos pequeños.
Pros: Fácil de organizar y simplifica la planificación
Cons: Débil sentido de grupo, escritores subsecuentes pueden invalidar el trabajo previo, falta de consenso, problemas de control de versiones, ineficiente y con cuellos de botella unipersonales.

Escritura paralela con división horizontal

¿Cómo funciona?: Se separa el trabajo en temas independientes, cada autor escribe su parte, luego se juntan las partes para conformar el texto final.
¿Cuándo se usa?: Cuando se necesita un alto volumen de contenido en forma rápida. Cuando existe software que permite esta estrategia. Una tarea de escritura de mediana complejidad se segmenta fácilmente. Cuando los grupos distribuidos tienen buena estructura y coordinación. Aplicable desde equipos pequeños a grandes.
Pros: Eficiente y genera resultados de gran volumen
Cons: Los autores pueden perder visión del trabajo de otros, puede producirse trabajo redundante si no se cuenta con una buena planificación, diferencias de estilo, potencial sobrecarga de información, no reconoce y usa los diferentes talentos individuales

Escritura paralela estratificada

¿Cómo funciona?: El trabajo se separa por roles, donde distintos roles (autor, editor, revisor, etc) son asignados dentro del equipo. Todos los roles trabajan a la vez, liberando al autor de los detalles y permitiendo que avance tanto como pueda, mientras el resto de los roles toman ese avance y lo depuran hacia el resultado final.
¿Cuándo se usa?: Cuando se necesita un alto volumen de contenido en forma rápida. Cuando existe software que permite esta estrategia. Para tareas de escritura que son difíciles de segmentar y con cierta complejidad. Cuando los grupos distribuidos tienen buena estructura y coordinación. Cuando los integrantes del equipo tienen distintos talentos que pueden ser usados. Aplicable desde equipos pequeños a grandes.
Pros: Eficiente y genera resultados de gran volumen y calidad. Menor redundancia y mejor uso de los talentos individuales.
Cons: Los autores pueden perder visión del trabajo de otros, puede producirse trabajo redundante si no se cuenta con una buena planificación, diferencias de estilo, potencial sobrecarga de información.

Escritura reactiva

¿Cómo funciona?: Todos los autores (independiente de su rol) pueden hacer cambios sobre el texto a la vez que ven al resto de las personas hacer cambios en el mismo momento. Un único documento, modificado por muchas personas a la vez.
¿Cuándo se usa?: Cuando se requieren altos niveles de consenso en el proceso de escritura y el contenido. Requiere alto nivel de creatividad. Grupos pequeños.
Pros: Puede construir creatividad y consenso.
Cons: Difícil de coordinar. El control de versiones para esta estrategia puede ser confuso.

Nah, cuando hicimos un malón en grupo salió bien a la primera y sin tanto drama

Pareciera que escribir algo en grupo es algo único, y por lo mismo estamos a la deriva sin poder aplicar fórmulas que hayan servido en otras situaciones. Afortunadamente para nosotros, hay un grupo de gente que ha tenido que lidiar con una situación similar durante (al menos) medio siglo: Los computines.
Los humanos hemos desarrollado las capacidades para organizarnos relativamente rápido en tareas sencillas que tienen múltiples skills distintos involucradas, desde construir pirámides, hasta organizar y ejecutar fiestas de cumpleaños. Lo hemos hecho siempre, lo seguiremos haciendo en el futuro.
Con la aparición de la computación personal las cosas se volvieron más complejas, principalmente porque por primera vez en la historia de la humanidad existían megaproyectos donde no existían elementos físicos y tangibles que sirvieran para visualizar el avance del trabajo, y menos su integración (a diferencia de hacer puentes, muros, quinchos, barcos, etc). Peor aún, la imposibilidad de evaluar la integración del trabajo en forma permanente y con visión general, redunda en arrastre de errores en etapas tempranas del trabajo que se multiplican al construir sobre la solución incorrecta.
Tal vez el ejemplo más claro de producción grupal de intangibles se encuentra en el Desarrollo de Software. Un grupo de gente tiene que lograr un objetivo que nunca antes ha existido, y para el que no hay instrucciones epecíficas de lo que hay que codificar, todo depende de la coordinación del equipo, la creatividad individual, la capacidad de integrar el trabajo realizado, evaluarlo y mirarlo como un todo. Para añadir más problemas, como este trabajo a realizar es nuevo y fuertemente dependiente de la creatividad de los programadores, el solo hecho de estimar el esfuerzo para su construcción se vuelve una tarea compleja.
En los 90s, en la medida en que la construcción de software de gran escala se popularizó y se convirtió en una actividad económica relevante, comenzaron a realizarse estudios sobre la tasa de éxito y desvíos en tiempo, costo y alcance de las iniciativas informáticas. El más famoso de estos estudios, el Chaos Report mostraba cifras increíblemente nefastas para la informática. Claramente no era una "ingeniería", se trataba más bien de "chapucería corporativa con computadores".
El estudio del Standish Group muestra que un 31.1% de los proyectos serán cancelados antes de completarse. Otros resultados indican que el 52.7% de los proyectos costarán un 189% de sus estimaciones originales. El costo de estas fallas y sobre-esfuerzo son solo la punta del iceberg. Los costos de oportunidad perdidos no son medibles, pero puede estar fácilmente en el billón de dólares. Basta con mirar a la ciudad de Denver para entender la extensión de este problema. La incapacidad de producir software confiable para gestionar equipaje en el nuevo aeropuerto de Denver le cuesta a la ciudad $1.1 millones de dólares por día. Extracto del Chaos Report de 1995 - Standish Group

¿Sueñan los computines con proyectos exitosos?

Esta triste historia de fracasos y caos generalizado en la flamante nueva carrera de la informática era una pandemia de hacer las cosas mal con la mejor de las intenciones. Verán: los informáticos estaban usando las herramientas de otras ingenierías (en obras civiles, mecánica, etc.) donde existen métodos bien definidos para estimar (cubicar) el esfuerzo, tiempo y costo de los proyectos a partir de sus características, principalmente porque los resultados son tangibles y evaluables física y experimentalmente. Lamentablemente el desarrollo de software se subió sin pensar demasiado a lo que otras ingenierías mostraban como métodos (casi) infalibles, simplemente sustituyendo kilos de cemento por líneas de código.
Puente sobre el rio Cau-cau: El origen del "casi" de la frase anterior.
No fue hasta el 2001 en que un grupo rebelde dentro de la informática (la Agile Alliance) se juntó para conversar sobre el tema. Al parecer varios personajes en paralelo habían encontrado la razón de fondo de los problemas de la construcción de software: Como en todo trabajo creativo sin elementos tangibles, los humanos no cuentan con la capacidad de estimar, planificar, diseñar, ejecutar, evaluar su trabajo en forma certera. Y por lo anterior es que se hace necesario contar con un método que permita ajustar la forma de ejecutar proyectos intangibles.
Si bien casi cualquier persona del mundo podría hacer una estimación, planificación, diseño, ejecución y evaluación de una actividad tangible y repetitiva (como construir un muro usando ladrillos y cemento), esa capacidad no es directamente trasladable hacia la construcción de intangibles que dependen de la creatividad (como hacer software, escribir un libro, hacer unos dibujos en un techo o componer una sinfonía).
Perdón, jefe. Me tardé un poco más, pero quedó filete.
Aún peor: Descubrieron que la solución tradicional (aplicada a problemas tangibles) de añadir más personas aun proyecto retrasado, no lo aceleraba. Por el contrario, los números mostraron que a mayor cantidad de personas involucradas, mayor era el retraso resultante.
La explicación de esto se encuentra en que un trabajo de múltiples elementos, generados por múltiples personas, que deben integrarse entre sí, requiere una complejidad comunicacional cada vez mayor en la medida en que aumentan los participantes de un proyecto.
Complejidad=n(n1)2Complejidad=\frac {n(n − 1)}{2}
Tarea: Calcular las interacciones necesarias para 155 personas.

Resultados en tiempos acotados

Para lograr mantener equipos con complejidad controlada, las metodologías ágiles (la creación de estos locos rebeldes) optaron por separar el "todo" en partes manejables, hacer un listado priorizado del trabajo a realizar en un bloque de tiempo pre-definido, trabajarlo, evaluarlo y volver a repetir el proceso. Nacía la "Gestión Ágil de Proyectos"
Esta forma de trabajo que se puede vincular a decenas de metodologías ágiles (Scrum, RUP, OpenUP, Crystal, eXtreme Programming, DSDM, Spotify Method, etc) intenta reducir la incertidumbre a través de disminuir la complejidad tomando conjuntos acotados de elementos a trabajar, permitir la reestimación de las tareas, la fuerte comunicación de los equipos de trabajo, la integración y evaluación compulsiva de los elementos resultantes, y la re-priorización de los objetivos y la construcción iterativa sobre probados y evaluados.
Al ser un proceso iterativo (e incremental), cuando se acabe el tiempo, SIEMPRE habrá un entregable. Y ese entregable, mientras más iteraciones pase, mejor será.

Cambios, versiones y viajes en el tiempo

Otro de los aspectos relevantes a considerar cuando se trabaja solo y especialmente cuando se hace en grupo, es considerar que los párrafos que fueron borrados hoy pueden ser útiles mañana. También es importante mantener registro de los cambios en caso de errores, revisión de autorías, o detección de borrado o modificación maliciosa de información.
La mayoría de los sistemas informáticos que permiten el trabajo colaborativo cuentan con algún esquema de registro de historia, y donde no existe, siempre es posible hacer uso de algún sistema de control de versiones como Fossil, Git, Mercurial, Bazaar, o Subversion (entre muchos otros). Esta funcionalidad permite definir "versiones" (conjunto de contenidos integrados y consistentes), avanzar construyendo sobre ellas y eventualmente volver a ellas como si fuese un viaje en el tiempo.
Como Marty en Darks. No sé, no vi la película
Tener resguardo de la historia de cambios nos permite seguir construyendo sin miedo a perder todo,o a borrar cosas importantes. Siempre podemos volver atrás a mirar, a copiar, o a restaurar lo que necesitamos. (También podemos ir a mirar quién borró algo importante, o desarmó una idea clave).

En conclusión

Escribir en grupo es raro y difícil, pero se puede hacer. Escogiendo la estrategia correcta, el proceso correcto, el grupo correcto y las herramientas correctas se puede ser hiperproductivo y sin pasar rabias. Sin ir más lejos, este humilde blog opera usando Escritura Reactiva dentro de un proceso de desarrollo caórdico en cascada que edita, ajusta, añade humor y publica. Si este grupo caótico lo puede hacer, ustedes también.

Anexo:

Referencias

1.
Trimbur J. Review of Singular Texts/Plural Authors: Perspectives on Collaborative Writing. College Composition and Communication. 1991;42(1):103–5.
2.
Lowry PB, Curtis A, Lowry MR. Building a Taxonomy and Nomenclature of Collaborative Writing to Improve Interdisciplinary Research and Practice. The Journal of Business Communication (1973). 1 de enero de 2004;41(1):66–99.